چگونه یک سیستم تلفن تجاری مناسب را پیدا کنیم؟

با افزایش کانال های در دسترس مشتریان، برخی از کسب و کارها فکر می کنند که دیگر نیازی به سیستم تلفن حرفه ای ندارند. با این حال، تلفن هنوز هم یک کانال مهم برای پشتیبانی و فروش است. بنابراین، شما باید سیستم تلفن تجاری مناسب را انتخاب کنید. علاوه بر این، سیستم های تلفن اداری دیگر نیازی به سرمایه گذاری هنگفت ندارند. با این وجود، درک کاملی از اینکه کدام گزینه بیشترین سود را برای کسب و کار شما خواهد داشت، مورد نیاز است. این راهنما به شما کمک می کند تا سیستم تلفن مناسب را برای شرکت خود انتخاب کنید سیستم PBX، سیستم IP PBX و یا سیستم و خدمات ویپ.

انواع سیستم تلفن اداری مناسب

برای انتخاب سیستم تلفن تجاری مناسب، ابتدا باید با گزینه های مختلفی که در اختیار دارید آشنا شوید. این مقاله به سه گزینه اصلی می پردازد: سیستم PBX، سیستم IP PBX و خدمات Voip مجازی. تقسیم‌بندی‌ هایی از این گزینه‌ ها وجود دارد، مانند تمایز بین راه‌ حل‌ های VoIP مبتنی بر فضای مجازی و ابری، یا بین سیستم‌ های مجازی مبتنی بر برنامه و مبتنی بر مرورگر.

با این حال، برای ساده نگه داشتن آن و کمک به شما در انتخاب راه حل مناسب تلفن تجاری، به احتمالات زیر نگاه می کنیم.

PBX

سیستم های PBX از طریق خطوط تلفن کار می کنند. ارتباطات شما از طریق تلفن های سنتی انجام می شود. سرور ارتباطات PBX در دفاتر شما نگهداری و نگهداری می شود. این فناوری سال هاست که مورد استفاده قرار می گیرد و پایداری آن سنگینی و عدم انعطاف آن را جبران می کند.

IP PBX

سیستم های IP PBX ارتباطات شما را از طریق اتصال اینترنتی شما به جای از طریق خطوط تلفن سنتی انجام می دهند. به این پروتکل صدا روی اینترنت می گویند. سرور ارتباطات شما یا در محل میزبانی می شود یا از راه دور از طریق ارائه دهنده خدمات قابل دسترسی است. تیم شما از تلفن های سخت دارای SIP برای برقراری تماس استفاده می کند. سیستم‌های IP PBX در حال توسعه هستند، اما همچنان برای عملکرد به اتصال اینترنتی مناسبی متکی هستند.

نرم افزار VoIP مجازی

نرم افزار تلفن کسب و کار مجازی بدون هیچ سخت افزاری کار می کند. تماس‌ های تلفنی شما از طریق مرورگر یا برنامه ارائه‌ دهنده شما، درست در رایانه شما انجام می‌ شود. این یک تلفن نرم افزاری است که نیاز به تلفن های سنتی یا SIP را از بین می برد. سرورهایی که تماس های خروجی و ورودی شما را مدیریت می کنند توسط ارائه دهنده خدمات شما میزبانی و نگهداری می شوند. تنها ابزار مورد نیاز در انتهای شما یک اتصال اینترنتی قوی به اندازه کافی برای پشتیبانی از حجم تماس شما است.

برای انتخاب تلفن تجاری مناسب به موارد زیر توجه کنید:

هنگام تلاش برای انتخاب راه حل مناسب تلفن تجاری، باید چندین سوال از خود بپرسید: در مورد اهداف، فعالیت و آینده خود.

این راهنما شما را در این فرآیند راهنمایی می کند و امیدواریم تا پایان این مقاله قدرت بیشتری برای تصمیم گیری داشته باشید.

تنظیم فعلی شما چیست؟

آیا یک سرمایه گذاری جدید را از صفر شروع می کنید؟ آیا به دنبال ارتقاء تنظیمات موجود خود هستید؟ اینها سوالات مهمی هستند که باید در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال، در صورتی که از قبل به زیرساخت مجهز نباشید، ممکن است انتخاب یک PBX امکان پذیر نباشد، زیرا دیجیتال تا حد زیادی جایگزین آنالوگ شده است.

پیاده‌ سازی سیستم‌ های IP PBX کمی ساده‌ تر است، اما همچنان باید تجهیزاتی بخرید و مجوز دریافت کنید، که ممکن است بیشتر از آنچه می‌ خواهید طول بکشد. سیستم تلفن تجاری مناسب را با روانترین انتقال انتخاب کنید. این ممکن است به معنای انتخاب یک راه اندازی مجازی باشد. برعکس، اگر کسب و کار شما قبلاً به تلفن های سخت و تلفن ثابت مجهز شده است، ممکن است نخواهید این منابع را برای تغییر به یک سیستم مجازی کنار بگذارید.

حجم تماس شما چقدر سنگین است؟

اگر به طور مداوم تعداد زیادی تماس (هم ورودی و هم خروجی) برقرار می کنید، ممکن است خوب باشد که از یک اتصال آنالوگ پایدار استفاده کنید. در صورت بروز مشکلات زیرساختی نیز می توانید یک نسخه پشتیبان دیجیتال داشته باشید. اگر تیم شما بسیار بزرگ است، پیاده سازی یک راه حل آنالوگ به زمان زیادی نیاز دارد. اما اگر یک سیستم کاملا مجازی را انتخاب کنید، قابلیت اطمینان ممکن است یک مشکل باشد.

با این حال، اگر به دلیل نوسان فعالیت فصلی، انعطاف پذیری یک مسئله باشد، مجازی راه حل انتخابی است. افزودن و حذف کاربران به نصب PBX یا IP PBX به معنای خرید سخت افزار اضافی و احتمالاً داشتن مازاد بر روی دست شماست. در حالی که اشتراک تلفن کسب و کار مجازی شما به همان اندازه که نیاز دارید انعطاف پذیر و آسان است.

بودجه شما چقدر است؟

هنگامی که به دنبال انتخاب گزینه مناسب تلفن تجاری هستید، باید هم هزینه های اولیه و هم هزینه های جاری را در نظر بگیرید.

یک PBX هزینه های اولیه بالایی برای سخت افزار، صدور مجوز و نصب خواهد داشت. بسته به اینکه شما مسئولیت سخت افزار را بر عهده دارید یا خیر، یک سانترال IP هزینه کمتری خواهد داشت. این دو راه حل همچنین دارای هزینه های قابل توجهی هستند: به روز رسانی نرم افزار، تعمیر و نگهداری تجهیزات، و جایگزینی سخت افزار منسوخ. تلفن‌ های SIP گران‌ تر از تلفن‌ های سنتی هستند، اما یک PBX بیشتر نیاز به تعویض دارد (تقریباً هر پنج تا هفت سال).

یک انتخاب مجازی نیازی به هزینه های اولیه یا تعمیر و نگهداری ندارد، بلکه هزینه اشتراک ماهانه برای هر کاربر دارد. فن آوری های VoIP همچنین به پهنای باند کافی برای همه کاربران شما نیاز دارند تا بتوانند به راحتی تماس بگیرند. هزینه اتصال به اینترنت قابل اعتماد باید هم برای سانترال های IP و هم برای تلفن های تجاری مجازی در نظر گرفته شود.

کارمندان شما چگونه کار می کنند؟

اگر به دنبال تغییر سیستم تلفن تجاری موجود خود هستید، همیشه یک دوره سازگاری با هر فناوری جدید وجود خواهد داشت. خواه به دست آوردن یک تلفن سخت جدید یا یک رابط مجازی یکپارچه، کمی زمان می برد.

اگر کارمندان شما اغلب با تلفن همراه خود کار می کنند، یک PBX کار نخواهد کرد. راه‌ اندازی‌ های IP PBX موفق تر است اما همچنان نیاز دارند که از طریق اتصال به اینترنت به سرور خود متصل شوید، و این در تلفن همراه کار نمی‌ کند. برای نیروی کار در حال حرکت، می توانید یک سیستم VoIP مجازی را انتخاب کنید. کاربران می توانند از هر دستگاهی و در هر مکانی به تلفن نرم افزاری خود دسترسی داشته باشند.

به همین ترتیب، ممکن است بخواهید تیم خود را قادر به کار از راه دور، از سایر بخش‌ های کار، یا از خانه کنید. اگر اینطور است، بهتر است از یک سیستم مبتنی بر مرورگر مجازی یا برنامه استفاده کنید. به این ترتیب، تیم شما می‌تواند از هر جایی کار کند و از هر کجا که بخواهد به جلسه، مخاطبین و گزارش‌های خود دسترسی داشته باشد.

کدام ویژگی برای فعالیت شما ضروری است؟

انتخاب سیستم تلفن تجاری مناسب برای شما به این معنی است که ببینید چه ویژگی هایی از سیستم خود انتظار دارید. اگرچه فناوری سیستم‌ های تلفن مجازی هنوز کاملاً جدید است، بسیاری از خدمات دارای ویژگی‌های تماس مشابه PBX و IP PBX هستند: انتظار تماس، انتقال، مسیریابی هوشمند و غیره.

این ویژگی‌ ها در تلفن‌های سخت پایدارتر هستند، زیرا برای مدت طولانی‌ تری وجود داشته‌ اند و فناوری کمتر پیشرفته‌ تر است. با این حال، سیستم های تلفن مجازی دارای مزیت نوآوری هستند. سیستم‌ های تلفن مجازی نظارت و ضبط تماس را در زمان واقعی به روشی بسیار در دسترس‌ تر ارائه می‌ دهند. تجزیه و تحلیل داده ها دیگر برای شرکت های بزرگ با بخش های اختصاصی محفوظ نیست. حتی بدون تخصص در تجزیه و تحلیل داده ها، می توانید از نرم افزار مانیتورینگ موجود در بسیاری از خدمات تلفن تجاری مجازی بهره مند شوید.

با توجه به اهمیت فوق العاده حفظ مشتری، داشتن راه هایی برای سنجش رضایت مشتری، پذیرش محصول و مشارکت مشتری بسیار ارزشمند است. نظارت بر تماس ها می تواند دارایی ارزشمندی برای کسب و کارهایی باشد که به دنبال بهبود دائمی تعاملات خود با مشتریان هستند. این ممکن است یک عامل تعیین کننده برای مراکز تماس کوچک یا مراکزی باشد که بر خدمات مشتری تمرکز دارند.

اتصال اینترنتی شما چقدر قابل اعتماد است؟

اگر سیستم سانترال را انتخاب می کنید، نیازی به نگرانی در مورد پشتیبانی اتصال خود از سیستم تلفن خود نخواهید داشت. با این حال، این تنظیم به طور فزاینده ای قدیمی شده است.

اینترنت پرسرعت و قابل اعتماد با سرعت بالا و دانلود برابر به طور فزاینده ای در دسترس و حتی برای مشاغل کوچکتر در دسترس است. این برای کسب و کارهای الکترونیکی که فعالیت خود را به صورت آنلاین انجام می دهند مفید است. همچنین خبر خوبی برای سانترال های IP و سیستم های تلفن تجاری مجازی است، زیرا بدون دسترسی به اینترنت قابل اعتماد، خطوط تلفن شما کار نمی کنند.

تلفن کسب و کار شما چگونه با سایر ابزارهای شما تطابق خواهد داشت؟

کسب و کار شما برای اجرای روان به ابزارهای مختلفی متکی است. یکی از مزیت های واضح سیستم های تلفن مجازی این است که می توانند مستقیماً با بسیاری از این ابزارهای دیگر متصل شوند.

سانترال به هیچ وجه با سایر ابزارهای دیجیتالی شما ارتباط برقرار نمی کند و IP PBX فقط با تماس های تلفنی سروکار دارد. اما یک سیستم مجازی می‌تواند با نرم‌افزار CRM، چت زنده یا سرویس ایمیل، اسکریپت‌ های تماس، قالب‌ های نظرسنجی و موارد دیگر یکپارچه شود.

گرایش به سمت یک رابط تجاری واحد در حال رشد است. این نشان دهنده صرفه جویی در زمان و همچنین انتقال یکپارچه بین تمام ابزارهایی است که تیم شما روزانه استفاده می کند. این به معنای نیروی کار مولدتر و توانمندتر است که به مشتری راضی تر و موفق تر تبدیل می شود. یک سیستم تلفن مجازی به شما این امکان را می‌دهد تا با هر جنبه‌ای از تعامل با مشتری از طریق یک رابط واحد و یکپارچه بدون نیاز به استفاده از نرم‌ افزارها و خدمات مختلف مقابله کنید.

بهترین روش برای انتخاب تلفن تجاری مناسب

سوالات بالا محل خوبی برای شروع هستند، اما این فهرست به هیچ وجه جامع نیست. در اینجا چند بهترین روش برای کمک به شما در انتخاب سیستم تلفن تجاری مناسب آورده شده است.

از همان ابتدا یک هدف تعیین کنید

مهمتر از همه، هنگام تلاش برای انتخاب سیستم تلفن تجاری مناسب، باید اهداف مشخصی را در ذهن داشته باشید. ایده روشنی از نیازهای کسب و کار، بودجه و نیازهای تیم خود داشته باشید. اگر دقیقاً ندانید از تلفن تجاری خود چه می خواهید (و چه چیزی نمی خواهید)، نمی توانید تصمیم درستی بگیرید.

با کارکنان خود مشورت کنید و ببینید که آنها چه چیزی را مهم می دانند. آیا انتقال تماس ها می تواند آسان تر باشد؟ آیا همگام سازی گزارش تماس های خود با CRM مفید است؟ شاید لازم باید از مشتریان خود نظرسنجی کنید و تعیین کنید که چگونه می توان از تلفن برای رضایت بیشتر آنها استفاده کرد. آیا آنها می توانند از ویژگی مسیریابی تماس کارآمدتری بهره مند شوند؟

رشد آینده را در نظر بگیرید

در حال حاضر تلفن تجاری مناسبی را انتخاب کنید، اما تلفنی که با رشد کسب و کار شما همچنان برای شما کار خواهد کرد. آنچه را که از نظر گسترش برای کسب و کار خود آرزو دارید، در نظر بگیرید و گزینه ای را انتخاب کنید که به شما کمک می کند در جهت رسیدن به آن اهداف تلاش کنید.

به طور خلاصه: اگر می خواهید یک سیستم قابل اعتماد، در مقیاس بزرگ و مستحکم داشته باشید، به دنبال یک IP PBX باشید. اگر تاکید شما بر مقیاس پذیری، تحرک، امنیت یا رشد بین المللی است، یک سیستم تلفن تجاری مجازی ویپ را انتخاب کنید.

با یک متخصص مشورت کنید

اگر برای انتخاب سیستم تلفن تجاری مناسب مشکل دارید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که با یک متخصص مشورت کنید. شاید کسب و کار شما یک بخش فناوری اطلاعات اختصاصی نداشته باشد، بنابراین تصمیم گیری برایتان دشوار باشد. مهم نیست چه سیستم تلفن تجاری را انتخاب می کنید، گزینه ها و انتخاب زیادی در وادفون وجود دارد. با وادفون مطمئن باشید که مناسب ترین قیمت‌ ها را دریافت خواهید کرد. از مزایای آزمایشی رایگان استفاده می‌ کنید تا مطمئن شوید که یک سرویس داده شده برای شما مناسب است.