مزایای ضبط تماس روی ویپ چیست؟

در حال حاضر، بسیاری از کارمندان در خانه کار می کنند، به این معنی که تماس های تلفنی VoIP و خدمات تلفن گویا جایگزین تعاملات چهره به چهره شده است. با این حال، برقراری ارتباط از طریق VoIP برای مدت طولانی یک راه ضروری برای برقراری ارتباط بوده است. به عنوان مثال، بسیاری از ما سال‌ هاست که با استفاده از ویپ بدون اینکه بدانیم ارتباط برقرار کرده‌ایم، زیرا Skype و سایر ابزارهای مشابه سیستم‌ های ویپ هستند. این روش ارتباطی در دنیای تجارت نیز ضروری است – افراد باید وظایف را هماهنگ کنند، با ذینفعان مختلف کار کنند، با افراد در مناطق زمانی مختلف کار کنند، چند کار را انجام دهند، با تلفن به طور موثر ارتباط برقرار کنند، همه اینها نشان از مزایای ضبط تماس روی ویپ است.

اگر تماس‌ های تلفنی خود را ضبط نکنید، نمی‌ دانید در طول این تماس‌ ها چه اتفاقی می‌ افتد. شما همچنین راهی برای مدیریت سرنخ های تلفن و کارمندان خود ندارید. برای اجرای موثرتر کسب و کار خود، باید تماس های خود را ضبط کنید. در این پست، ما نگاهی خواهیم داشت به اینکه ضبط تماس ها روی ویپ چیست، چگونه کار می کند، چقدر هزینه دارد و چرا کسب و کار شما باید از آن استفاده کند.

ضبط تماس ها روی ویپ چیست؟

ضبط تماس ها روی ویپ روشی برای ضبط صدای مکالمه تلفنی از طریق ابر است. در حالی که ضبط مکالمه سنتی با خط تلفن سنتی کار می کند، ضبط تماس VoIP در هر شرایطی کار می کند. ضبط تماس‌ های VoIP از مهمترین خدمات ویپ است که می‌ تواند برای همه مشاغل، از شرکت‌های کوچک گرفته تا شرکت‌ های سازمانی که می‌ توانند از ضبط مرکز تماس بهره‌ مند شوند، سودمند باشد.

اگر ابزار مناسب ندارید، ضبط تماس های تلفنی می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. با استفاده از یک سیستم ابری تلفن، به لطف توانایی فعال کردن سریع و بدون زحمت عملکردهای ضبط تماس برای شرکت خود در همه سطوح، می توانید به راحتی آن مشکل را حل کنید.

ضبط تماس VoIP چگونه کار می کند؟

تماس های VoIP را می توان با استفاده از دو روش مختلف ضبط کرد. آنها معمولاً به عنوان ضبط غیرفعال و فعال شناخته می شوند که ضبط فعال رایج تر است.

ضبط فعال زمانی اتفاق می افتد که نرم افزار ضبط تلفن شما بخشی از مکالمه باشد و به آن گوش دهد. برخلاف ضبط تماس های سنتی، ضبط تماس های VoIP معمولاً به شرایط خاصی نیاز ندارد. این معمولاً یک ویژگی داخلی نرم افزار ضبط تماس شماست که در ادامه به آن خواهیم پرداخت. بیشتر اوقات، برای ضبط یک تماس VoIP، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی یک دکمه کلیک کنید یا تنظیمات خاصی را روشن کنید.

به طور کلی، می توانید ضبط تماس VoIP را برای همه یا برخی از کارمندان خود فعال کنید. همین اصل در مورد تماس‌ های تلفنی نیز صدق می‌کند. شما می‌ توانید همه یا فقط برخی تماس‌ ها را ضبط کنید. هنگامی که تماس VoIP ضبط شد، معمولاً می توانید آن را به عنوان یک فایل صوتی ذخیره کنید و بعداً مانند هر فایل صوتی دیگری آن را پخش کنید.

مناسب ترین نرم افزار ضبط تماس

قبل از تصمیم گیری در مورد نرم افزار ضبط مکالمات VoIP باید عوامل خاصی را در نظر بگیرید. با در نظر گرفتن موارد استفاده خود شروع کنید. نحوه برنامه ریزی شما برای استفاده از نرم افزار ضبط تماس. در حالی که برخی از راه حل ها برای فروش یا بازاریابی بهتر هستند، راه حل های دیگر برای آموزش، مدیریت و خدمات مشتری بهتر هستند.

نوع تماس‌ هایی که ضبط می‌ کنید نیز باید یکی از ملاحظات شما باشد. برخی راه‌حل‌ های ضبط تماس می‌ توانند همه تماس‌ های ورودی و خروجی را ضبط کنند و برخی دیگر به شما اجازه می‌ دهند زمان شروع و توقف ضبط را انتخاب کنید. عوامل دیگری که باید در نظر بگیرید عبارتند از امنیت، فضای ذخیره سازی، توانایی نظارت بر تماس ها در زمان واقعی، و البته قیمت.

برخی از محبوب ترین راه حل ها عبارتند از Ringblaze، Grasshopper، Dialpad، Ooma و RingCentral. نرم‌ افزار ضبط تماس تجاری دیگری نیز وجود دارد که می‌توانید از بین آنها انتخاب کنید.

ضبط مکالمات روی ویپ برای چه مشتریانی مهم است؟

اکنون که به شما نشان دادیم ضبط تماس چیست، چگونه کار می‌ کند و برخی از محبوب‌ ترین نرم افزارهای موجود در بازار چیست، بیایید نگاهی به این موضوع بیندازیم که چه مشاغلی باید از ضبط تماس VoIP استفاده کنند. در کل مزایای ضبط تماس روی ویپ بسیار است و مشاغلی که این مزایا برای آنها اولویت دارد، باید از این سیستم استفاده کنند.

1.شناسایی مشکلات موجود در سیستم

اگر تماس های VoIP خود را ضبط کنید. دقیقاً می دانید که کارکنان شما از طریق تلفن به مشتریان شما چه می گویند. شما همچنین خواهید دانست که آنها چگونه آن را بیان می کنند، از چه کلماتی استفاده می کنند و لحن آنها چگونه است. این می تواند به شما کمک کند تا مشکلات ارتباطی احتمالی با پشتیبانی مشتری یا تیم های فروش خود را مشخص کنید.

ضبط تماس‌ ها همچنین به شما کمک می‌ کند ببینید مشتریانتان چگونه به شیوه‌ های عباراتی یا ارتباطی خاص پاسخ می‌ دهند. اگر می‌ خواهید فروش یا اسکریپت‌ هایی را که نمایندگان شما استفاده می‌ کنند، تغییر دهید، می‌ تواند مفید باشد. بهبود مداوم نحوه ارتباط نمایندگان شما با مشتریانتان به بهبود رضایت کلی مشتری کمک می کند.

2. سوابق دقیق تماس را نگه دارید

ضبط تماس ها و آرشیو نگه داشتن آن تماس های ضبط شده در CRM یا هر سیستم اطلاعاتی دیگری که استفاده می کنید. می تواند برای کسب و کار شما بسیار مفید باشد. تماس های ضبط شده VoIP می تواند به نمایندگان فروش شما کمک کند و به آنها اجازه می دهد به جزئیات مکالمات قبلی مراجعه کنند. این می تواند چیزی شبیه به این به نظر برسد: “از آنجایی که به ما گفتید از محصول/خدمات X ما راضی هستید. اکنون یک پیشنهاد ویژه جدید داریم که احتمالا برای شما جالب خواهد بود…”

وقتی با مشتریان صحبت می کنید، باید نقش فعالی در گوش دادن به آنها داشته باشید. یادداشت برداری در حین تماس می تواند به شما در پیگیری جزئیات و ایده ها کمک کند. اما گوش دادن فعال و یادداشت برداری همزمان بسیار سخت است. به همین دلیل، ضبط تماس ها روی ویپ به شما این امکان را می دهد که تمام توجه خود را به هر تماسی معطوف کنید و بعداً هنگام پخش مجدد تماس، یادداشت برداری کنید. با انجام این کار، مشتری شما احساس می کند که در واقع به او گوش می دهید.

3. کمپین های بازاریابی خود را بهبود بخشید

از مزایای ضبط تماس روی ویپ اینست که می تواند به تیم بازاریابی شما کمک کند تا انواع مختلف مشتریان را بهتر درک کند. با اجازه دادن به تیم بازاریابی شما برای گوش دادن به تماس‌ های مشتریان، آنها می‌ توانند یاد بگیرند که چگونه انواع مختلف مشتریان شما در مقابل شخصیت‌ های خریدار که ایجاد کرده‌ اند، کنار هم قرار می‌ گیرند.

داشتن یک دید کلی واقع بینانه از شخصیت های خریدار می تواند به طور قابل توجهی به تلاش های بازاریابی شما کمک کند تا تاثیرگذارتر و کارآمدتر باشند. شما همچنین می توانید دریابید که مشتریان شما با چه مشکلاتی روبرو هستند و همچنین آنها چه چیزهایی را مثبت می دانند، که به تیم بازاریابی شما کمک می کند تا راه های خلاقانه ای برای رسیدگی به آنها در کمپین های شما پیدا کنند. بازاریابان شما همچنین می توانند از تماس ها برای مشخص کردن کلمات کلیدی خاصی که مشتریان برای تحقیق و تجزیه و تحلیل کلمات کلیدی بعدی از طریق API Google Ads می گویند، استفاده کنند تا تبلیغات کپی و آنلاین خود را بهتر بهینه کنید.

توانایی گوش دادن به تماس های ضبط شده می تواند به حذف حدس و گمان از ایجاد تاکتیک های بازاریابی خیره کننده برای کمک به جذب مخاطبان مناسب کمک کند. استفاده از ضبط تماس برای تنظیم تلاش‌های بازاریابی خود نیز می‌تواند به شما کمک کند تا به طور مؤثری مطالب را به گونه‌ ای بیان کنید که مخاطبان شما بخواهند بشنوند.

4. بازیابی جزئیات از دست رفته

گاهی اوقات، تماس ها می توانند شدید شوند. مشتری در حال صحبت کردن است، نمایندگان شما صحبت می کنند. فعالانه گوش می دهند. و گاهی اوقات حتی سعی می کنند همزمان مشکلات مشتری را حل کنند. به همین دلیل است که داشتن توانایی بازگشت و گوش دادن به تماس های مشتری می تواند برای کسب و کار شما بسیار ارزشمند باشد. به خصوص اگر موقعیتی دارید که برای مشتری گیج کننده است. با امکان گوش دادن به تماس های ضبط شده، به راحتی می توانید منبع اشتباه را پیدا کنید و راه حلی برای مشکل پیدا کنید.

5. نظرات مشتری را ضبط کنید

برخی از مشتریان برای کمک با شرکت شما تماس می گیرند. آنها به شما خواهند گفت که چرا شما را انتخاب کردند، محصول یا خدمات شما چگونه به آنها کمک کرد و غیره.

با ضبط تماس ها روی ویپ و کسب اجازه از مشتریان خود می‌ توانید از آن تماس‌ ها برای دریافت نظرات موفقیت‌ آمیز مشتری استفاده کنید که به نفع تلاش‌ های بازاریابی شما خواهد بود. به علاوه به شما کمک می‌ کند مخاطبان وفادارتری ایجاد کنید.

6. تضمین کیفیت

ضبط تماس ها روی ویپ به شما این امکان را می‌ دهد که سطح رضایت مشتری و همچنین کیفیت کمکی که پشتیبانی مشتری از طریق تلفن ارائه می‌ کند را به راحتی بسنجید.

این می تواند به شما کمک کند تا نحوه رسیدگی به پشتیبانی و درخواست های فروش را از طریق تلفن توسط نمایندگان شما بهتر انجام دهید و بهبود بخشید.

7. به طور مداوم خدمات خود را بهبود بخشید

ضبط تماس های خود روشی موثر برای آگاهی دائم از میزان رضایت مشتریان خود، در صورت وجود هرگونه مشکل مکرر، و نقاط قوت و ضعف نمایندگان خود است.

برای ارائه خدمات عالی، باید سیستم هایی را در محل خود قرار دهید که به راحتی بتوانند زمینه های کلیدی را برای بهبود ردیابی و شناسایی کنند. استفاده از ضبط تماس‌ ها می‌ تواند به آن سیستم‌ ها کمک کند که تأثیر زیادی بر عملکرد فروش، پشتیبانی و سایر تیم‌ هایی که در شرکت شما به تماس‌ ها پاسخ می‌ دهند، داشته باشند.

از دیگر مزایای ضبط تماس روی ویپ بهبود مهارت های ارتباطی خود و کارمندان است. دانستن اینکه نمایندگان شما چگونه مشتریان خود را خطاب قرار می دهند به شما کمک می کند نکات بهتری در مورد نحوه فروش بیشتر یا ارائه خدمات بهتر به مشتریان ارائه دهید. ضبط تماس های VoIP همچنین به شما فرصتی می دهد تا آموزش و بازخورد بهتر و دقیق تری را به کارمندان خود ارائه دهید.

8. بازخورد خود را به نمایندگان خود ارائه دهید

اگر هم شما و هم کارمندانتان بتوانید به تماس قبلی مشتری گوش دهید و سپس درباره تمام جنبه های آن با جزئیات صحبت کنید، می توانید بازخورد بسیار بهتری به آنها ارائه دهید. نمایندگان شما می توانند از توانایی گوش دادن به تماس ها سود ببرند. آنها می توانند یاد بگیرند که مشکلات بالقوه و کارهایی را که درست انجام می دهند تشخیص دهند.

نیروهای جدید شما می توانند از مزایای ضبط تماس روی ویپ نیز بهره مند شوند. با توانایی گوش دادن به تماس‌ های همکاران خود، می‌ توانند بینش ارزشمندی در مورد کارهایی که باید انجام دهند و نباید در هنگام صحبت با مشتریان از طریق تلفن انجام دهند، به دست آورند.

9. به سرعت یک نماینده خدمات مشتری را به سرعت بالا ببرید

این مزیت کمی به مزیت قبلی متکی است، زیرا موقعیت‌ هایی پیش می‌ آید که نمایندگان جدیدی را برای شرکت خود استخدام می‌ کنید و تطبیق سریع آن‌ ها با کسب‌ و کار و نحوه عملکرد شما مهم خواهد بود.

اشتراک‌ گذاری تماس‌ های ضبط‌ شده با کارمندان جدیدتان به سرعت بخشیدن به نیازها و مشکلات مکرر مشتریانتان کمک می‌ کند. نشان دادن همیشه بهتر از گفتن است. بعلاوه، اگر به دلایلی یک نماینده مجبور شود مشتری را از هم تیمی خود تحویل بگیرد. توانایی گوش دادن به مکالمات قبلی آنها به سرعت آنها در کمترین زمان کمک می کند.

10. اختلافات نمایندگی و مشتری را حل کنید

بازگشت به گذشته و یافتن منبع اختلاف بین مشتری و کارمند می تواند در حل آن بسیار مفید باشد. گوش دادن به یک تماس مشکوک می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که چگونه مشکل را با مشتری حل کنید. چه با ارائه تخفیف یا ارتقاء رایگان یا با قطع رابطه با مشتری.

11. استانداردهای قانونی را رعایت کنید

برخی کشورها ممکن است طبق قانون الزام کنند که تماس های تلفنی VoIP را ضبط کنید و ضبط ها را برای مدت معینی نگه دارید. مهم نیست که این مورد در کشور شما باشد، نگه داشتن سوابق تماس تلفنی راهی عالی برای محافظت از شرکت و کارمندان خود در یک اختلاف قانونی احتمالی است.

حتی اگر یک دعوای قضایی یا هر نوع دعوی دیگری به دلیل چیزی که نمایندگان شما از طریق تلفن گفته اند اتفاق بیفتد. آماده بودن هنوز راهی برای رفتن است. نگهداری یک پایگاه داده از تماس های VoIP ضبط شده همچنین به شرکت شما کمک می کند تا با سایر دستورالعمل های مربوط به صنعت، خدمات و قوانین مطابقت داشته باشد. در برخی موارد، ضبط صدا حتی می تواند یک قرارداد شفاهی در نظر گرفته شود. دعاوی حقوقی و استخدام وکیل تقریباً همیشه بسیار پرهزینه است. به این دلیل و این واقعیت که بسیاری از شکایت‌ها علیه شرکت‌ها به دلیل ارتباط نادرست اتفاق می‌افتد. از مزایای ضبط تماس روی ویپ اینست که می‌ تواند قبل از نیاز به مشارکت وکلا و دادگاه به حل مسائل کمک کند.

نتیجه

مهم نیست که شما یک استارت آپ کوچک یا یک شرکت بزرگ را اداره می کنید. ارتباط VoIP و تلفن، به طور کلی، به احتمال زیاد یکی از جنبه های اساسی نحوه ارتباط شما با مشتریان است. خواه از راه دور یا یک شرکت اداری باشید. به همین دلیل است که به عنوان صاحب کسب و کار، باید مطمئن شوید که سیستم تلفن کسب و کار شما بهترین است. وادفون یک راه حل تلفن تجاری با قابلیت های ضبط تماس ها روی ویپ در اختیار شما قرار می دهد که در برابر رقبای بزرگتر در بازار قرار می گیرد.